Mener un projet qui nécessite l’adoption d’une solution EdTech comprend plusieurs étapes. Une fois le besoin identifié, les universités procèdent d’abord à des concertations et effectuent des sondages auprès de leurs élèves, d’autres établissements ou encore de partenaires. Vient ensuite l’étape de la rédaction du cahier des charges.
Identifier la meilleure solution éducative
L’identification du besoin est un préalable incontournable. « En plus de travailler en consortium avec d’autres écoles, nous menons des partenariats avec des fédérations professionnelles pour réaliser des projets pédagogiques », explique Marie Bagieu, directrice de la nouvelle cellule d’innovation pédagogique de l’École supérieure d’ingénieurs des travaux de la construction (ESITC) de Caen. C’est avec son réseau de partenaires que l’école valide la finalité de ses projets EdTech et leurs modes d’application. « Notre but est de trouver des solutions et des propositions originales qui se différencient des autres, c’est pourquoi il est important de s’appuyer sur le benchmark et l’état de l’art. ».
Déterminer les critères de choix
L’étape de la rédaction du cahier des charges estplus technique. Globalement, celui-ci doit définir les conditions dans lesquelles l’établissement souhaite travailler avec le prestataire. « Dans le cahier des charges, nous retrouvons les exigences de l’établissement, les objectifs de la solution recherchée, le descriptif des fonctionnalités attendues, qu’elles soient obligatoires ou facultatives, ainsi que des critères comme l’existence d’un service de support et de tutoriels en langue française », explique Sébastien Lebbe, co-fondateur de Wooclap. Le cahier des charges peut également contenir une pondération des critères attendus (prix de la solution, existence d’un service d’accompagnement, fonctionnalités…). Côté établissement, « nous devons respecter le code des marchés publics et les contraintes liées au seuil du marché et à la forme de la contractualisation en termes de prestation et de caractéristiques du produit », indique Olivier Wong, vice-président en charge du numérique à l’Université de Rennes 1.
Une difficulté variable selon le montant de l’appel d’offres
Lorsque la société EdTech est déjà présente sur des structures publiques de type UGAP (Union de groupements d’achats publics), qui permettent de procéder à des achats publics dans le cadre desquels les établissements passent commande, la procédure est considérée comme facile. Lorsque la solution visée par l’établissement n’est pas référencée, la démarche dépend du montant financier lié à l’achat de la solution. « Lorsque le montant est relativement faible, nous établissons le cahier des charges en fonction de nos besoins. La procédure est simplifiée puisqu’elle implique, en général, une simple mise en concurrence par rapport au marché existant », indique Olivier Wong. En revanche, lorsque les appels d’offres sont plus importants, l’établissement doit passer par une phase assez longue de rédaction d’un appel d’offres public. « Il s’agit d’une rédaction d’un cahier des clauses techniques particulières. C’est, par exemple, ce que nous avons fait avec UbiCast (qui n’était pas référencée sur le volume souhaité). Pour acquérir cette solution, il a fallu passer par un marché public car nous souhaitions un package global », souligne-t-il.
Collaborer avec les sociétés EdTech
Lorsque les solutions potentiellement adéquates ne sont pas déjà rentrées dans des marchés existants, le travail d’élaboration d’un cahier des charges nécessite du temps. « Son adoption nécessite des démarches administratives longues avec, en plus, un taux de réussite qui n’est pas garanti. Et puisque l’on publie un appel d’offres public, n’importe quelle entreprise française peut y répondre », explique Olivier Wong. L’établissement peut alors collaborer en amont avec les EdTech à la rédaction du cahier des charges. « En général, nous nous appuyons sur des entretiens pour définir les besoins et les possibilités techniques d’application de la solution. Le cahier des charges comprendra alors des critères de faisabilité atteignables par les offreurs de la solution. En revanche, les personnes qui nous aident dans cette étape ne peuvent pas être assurées d’obtenir le marché en question ; elles ont juste la garantie que l’on va leur demander d’y répondre », ajoute-t-il. Cela s’explique par le fait que la demande doit rester ouverte à toutes les entreprises.
