Choisir le bon LMS n’est pas un acte anodin. Et pour cause : l’efficacité des politiques de formation des entreprises dépend en partie de la richesse fonctionnelle de cette plateforme d’apprentissage. Comment bien exprimer ses besoins ? Quels critères intégrer dans son cahier des charges ? Les 5 points clés à retenir.
1. Être concis
Le cahier des charges, qui ne doit pas faire plus de 15 pages, doit se concentrer sur l’essentiel des besoins. « Il ne faut pas chercher à ce que le cahier des charges soit exhaustif. Ce dernier doit permettre d’identifier et de transmettre à un nombre réduit de prestataires les intentions du client », explique Philippe Lacroix, directeur associé du cabinet de conseil ILDI. En plus de décrire brièvement l’organisation (son secteur d’activité, sa taille…) et ses objectifs de formation, le commanditaire doit spécifier de façon simple la typologie des utilisateurs (apprenants, managers, formateurs, administrateurs, RH…) ainsi que ses besoins fonctionnels (comme la gestion de ressources pédagogiques ou le suivi des apprenants) et ses contraintes techniques.
2. Limiter le nombre d’exigences
Une erreur à ne pas commettre serait de contraindre le prestataire à répondre à 100 % d’une demande trop complexe. « Détailler trop d’éléments dans le cahier des charges incite généralement le prestataire à s’efforcer d’y répondre. Or, ce n’est jamais possible. C’est même un jeu de dupes puisque le prestataire, qui cherche à « gagner » le projet, voudra forcément répondre à un maximum d’exigences », indique-t-il.
En bref, si le client ne veut pas être déçu, il doit laisser la liberté au prestataire de proposer des solutions à un besoin exprimé simplement. Parmi les exigences dont on peut se passer, citons les fonctions de gamification trop poussées, un nombre trop élevé de formats de contenus (EPUB, Vimeo…), les avatars personnalisés…
3. Définir les besoins d’usage
« Le client doit indiquer ce qu’il souhaite faire avec son LMS. Par exemple : centraliser toutes les inscriptions des collaborateurs ou, au contraire, les décentraliser pour laisser les managers les gérer eux-mêmes. C’est cela qu’il faut exprimer dans le cahier des charges, plutôt que de rentrer dans les détails, par exemple en exprimant un besoin de fonctionnalité de synchronisation d’annuaires », poursuit Philippe Lacroix. Là encore, l’idée est de décrire simplement les besoins généraux. « Les détails, quant à eux, pourront être discutés dans le cadre d’une réunion après cette première étape de rédaction du cahier des charges, c’est-à-dire après le tri des prestataires. »
4. Se concentrer sur l’apprenant
Le commanditaire se situe généralement du côté de l’administration, non des utilisateurs finaux (à savoir les apprenants). Et lorsque c’est le cas, il va accorder beaucoup d’importance au travail d’administration qu’il sera possible de réaliser sur la plateforme, comme l’inscription de nouveaux collaborateurs, au reporting, à la description du back office… « Or, les utilisateurs finaux étant bien plus nombreux que les administratifs, ce sont les premiers à qui il faut assurer la facilité d’usage. Il faut donc identifier et exprimer les besoins des apprenants dans le cahier des charges », précise-t-il. Par exemple, l’un des besoins essentiels à mettre en avant est que la plateforme puisse être régulièrement alimentée en contenus évolutifs par les utilisateurs, les formateurs ou encore les experts.
5.Rendre son cahier des charges évolutif
Il ne faut pas considérer que le cahier des charges soumis au prestataire ne peut pas évoluer. « Les échanges avec les prestataires peuvent faire apparaître de nouvelles idées d’usage. Si c’est le cas, le commanditaire peut revoir son cahier des charges et le soumettre de nouveau à l’ensemble des prestataires », explique-t-il. Enfin, il est souhaitable que le commanditaire demande au prestataire à avoir une vue sur sa roadmap. « Puisque la solution peut être déployée pendant plus d’un an, il est important d’avoir une idée sur les évolutions attendues à 12, 24, voire 36 mois pour imaginer ce que peut devenir le produit », conclut Philippe Lacroix.
