En adoptant l’assistant digital de Shortways, TotalEnergies a permis à ses 80 000 collaborateurs de gagner du temps dans leurs recours à la formation. Tout au long de l’année 2025, ce sont les acteurs RH qui expérimenteront cet assistant dans le back office de la plateforme de formation. Retour d’expérience présenté le 29 janvier à l’occasion du salon Learning Technologies France.
En 2023, afin d’améliorer l’utilisation de son outil de formation Cegid Talentsoft, TotalEnergies décide de déployer la plateforme d’adoption digitale de l’éditeur Shortways. L’ambition ? Accompagner pas à pas les collaborateurs dans leur navigation au sein de la plateforme et mieux conduire le changement.
Un enjeu d’adoption des outils de formation
TotalEnergies Learning Solutions, le centre de services partagés de TotalEnergies qui représente la politique formation du groupe, a pour mission de centraliser l’offre de formation et de concevoir les contenus pédagogiques. Étant donné la taille du groupe, ce centre de services partagés a rapidement vu émerger des enjeux d’adoption et de fréquence d’usage de la plateforme Cegid Talentsoft. « Notre plateforme de formation existe depuis 2019. Mais le groupe est marqué par une forte mobilité des talents, notamment des « super key users », c’est-à-dire les responsables de formations de branche. Un défaut de transmission de connaissances entre collaborateurs a généré une perte d’informations sur l’utilisation de la plateforme », explique Hervé Gest, responsable du département Outils Learning. Le groupe s’est rendu compte, au travers d’un questionnaire, que sa plateforme de formation n’était utilisée que trois à quatre fois par an par les collaborateurs. « Il nous a donc fallu trouver un outil capable d’aider les collaborateurs à naviguer dans nos outils de formation », ajoute-t-il.
Un assistant digital pour guider les utilisateurs
Shortways, l’outil identifié par TotalEnergies, est un assistant digital qui facilite l’adoption des applications métier et qui était déjà intégré à Cegid Talentsoft. Il propose plusieurs fonctionnalités permettant de guider l’utilisateur comme des « pas-à-pas », des bulles de notification, des FAQ, un outil de demande d’assistances… « Nous nous sommes tournés vers cet assistant après avoir constaté que les outils d’intelligence artificielle générative n’apportaient pas toujours des réponses pertinentes aux collaborateurs », explique Hervé Gest. L’adoption de Shortways s’inscrit dans un projet d’envergure de massification du recours à la formation. « Par conséquent, la stratégie que nous avons adoptée a été de le déployer en deux fois. Un premier lot développé en 2024, qui est toujours en cours de déploiement, et un second lot que nous allons déployer tout au long de l’année 2025 », explique Nawel Barissoule, HRIS Project Manager.
Les attentes de formation des salariés mieux connues
Le premier lot du projet a consisté à déployer l’assistant digital sur la partie « front office » de la plateforme, c’est-à-dire auprès de tous les collaborateurs et sur des actions classiques du quotidien : la découverte du catalogue de formation, l’inscription aux formations… La partie reporting de l’outil donne, quant à elle, plusieurs indicateurs comme le nombre d’interactions par mois, par type de contenu ou de population, les langues les plus consultées… « Il existe aussi un outil « recherche » qui nous permet par exemple d’identifier les mots clés qui ont été saisis par les utilisateurs et de savoir quels types de contenus sont manquants ou à compléter », ajoute Nawel Barissoule. Le deuxième lot, qui concerne les processus « back office » de gestion de la formation, se destine aux acteurs RH du groupe. Concrètement, les gestionnaires sont guidés sur des thématiques comme la méthodologie de projet, l’amélioration continue grâce aux statistiques d’utilisation, les bonnes pratiques et retours des utilisateurs… « C’est toute la complexité du projet puisque notre population RH n’est pas homogène et qu’elle a des attentes et des problématiques différentes », souligne-t-elle.
Une co-construction avec l’éditeur
Shortways assure à son client TotalEnergies une totale autonomie des usages : « Nous avons la main sur l’outil, le paramétrage, la création de contenus. La possibilité de faire apparaître des « pop-up » sur les écrans des collaborateurs nous permet, quant à elle, de diffuser des informations sous forme de petites vidéos en différentes langues. Enfin, un travail d’équipe se met également en place puisque nous avons co-développé des fonctionnalités avec l’équipe de Shortways », conclut Nawel Barissoule.